Blog

Klauzula apostille – co to jest i gdzie ją uzyskać?

20.03.2024 ▪ 5 min czytania ▪ Tomasz Kubacki

Sprzedaż nieruchomości, zwłaszcza jeśli jedna ze stron transakcji mieszka za granicą, wymaga często dopełnienia wielu formalności. Jedną z nich, która może wydawać się skomplikowana, jest klauzula apostille. W dzisiejszym artykule wyjaśniamy, czym dokładnie jest apostille, do czego służy, a także gdzie i w jaki sposób można ją uzyskać, aby proces sprzedaży nieruchomości przebiegł sprawnie i bez niepotrzebnych przeszkód.

Co to jest klauzula apostille?

Klauzula apostille to urzędowe poświadczenie, które nadaje dokumentom publicznym moc prawną w innym państwie, będącym stroną Konwencji haskiej z 1961 roku. Innymi słowy, jest to potwierdzenie autentyczności podpisu i pieczęci na dokumencie wydanym w jednym kraju, tak aby był on honorowany w innym. Głównym celem tego uproszczonego procesu jest uproszczenie legalizacji dokumentów i uniknięcie skomplikowanych procedur dyplomatycznych czy konsularnych.

„Apostille jest formą legalizacji dokumentów, która eliminuje konieczność wieloetapowego poświadczania dokumentu. Dzięki temu obywatele i firmy mogą swobodnie posługiwać się dokumentami w państwach-stronach Konwencji haskiej bez dodatkowych formalności.” – ekspert ds. prawa międzynarodowego.

Apostille co to jest? To pieczęć lub adnotacja umieszczona bezpośrednio na dokumencie lub dołączona do niego w formie oddzielnego arkusza. Zawiera ona standardowe informacje, takie jak nazwa kraju wydającego apostille, nazwisko i funkcja osoby podpisującej dokument oraz dane urzędu, który wydał poświadczenie.

Apostille a legalizacja dokumentów – jaka jest różnica?

Wiele osób zastanawia się nad różnicą między apostille a legalizacją. Legalizacja to tradycyjna i bardziej złożona procedura, która polega na potwierdzeniu autentyczności dokumentu przez kilka instytucji, w tym ministerstwo spraw zagranicznych, a następnie konsulat państwa, w którym dokument ma być używany. Legalizacja dokumentów jest konieczna w przypadku krajów, które nie są stronami Konwencji haskiej.

Z kolei apostille i legalizacja dokumentów mają ten sam cel – poświadczenie autentyczności, jednak apostille jest procedurą znacznie szybszą i prostszą. Wystarczy jedno poświadczenie wydane przez właściwy organ w kraju, w którym dokument został wystawiony.

Cel klauzuli apostille – w jakich sytuacjach jest potrzebna?

Cel klauzuli apostille jest bardzo szeroki, a sama klauzula ma zastosowanie w wielu dziedzinach życia. Poniżej kilka przykładów, kiedy apostille jest niezbędne:

• Nieruchomości: Pełnomocnictwo do sprzedaży lub zakupu nieruchomości, testamenty, akty notarialne sporządzone za granicą.
• Sprawy rodzinne: Akty urodzenia, małżeństwa, zgonu.
• Edukacja: Dyplomy, świadectwa ukończenia szkoły, zaświadczenia o studiach.
• Biznes: Dokumenty firmowe, pełnomocnictwa handlowe, odpisy z rejestrów.

W kontekście skupu nieruchomości, apostille jest kluczowe, gdy na przykład polski obywatel mieszkający w USA chce upoważnić członka rodziny do sprzedaży swojego mieszkania w Polsce. Wówczas pełnomocnictwo sporządzone u amerykańskiego notariusza musi być opatrzone klauzulą apostille, aby polski notariusz mógł je uznać za ważne.

Apostille – kto wydaje? Gdzie uzyskać apostille w Polsce?

W Polsce, organem odpowiedzialnym za wydawanie apostille jest Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Właśnie tam należy złożyć wniosek o poświadczenie dokumentu.

Apostille gdzie uzyskać? W Polsce, właściwą jednostką jest Ministerstwo Spraw Zagranicznych, a konkretnie Wydział Legalizacji w Departamencie Konsularnym MSZ. Wniosek można złożyć osobiście, pocztą tradycyjną lub za pośrednictwem ePUAP. Więcej informacji znajdziesz na – https://www.gov.pl/web/dyplomacja/apostille.

Procedura krok po kroku:

1. Przygotowanie dokumentu: Dokument musi być oryginalny lub urzędowo poświadczony za zgodność z oryginałem. W przypadku dokumentów notarialnych, pełnomocnictw czy oświadczeń, najpierw należy je sporządzić u notariusza.
2. Złożenie wniosku: Wypełnienie odpowiedniego wniosku o wydanie apostille. Można go pobrać ze strony internetowej MSZ.
3. Wniesienie opłaty: Opłata za wydanie klauzuli apostille wynosi obecnie 60 zł za każdy dokument. Opłatę można uiścić przelewem na konto Ministerstwa Spraw Zagranicznych.
4. Odbiór dokumentu: Gotowy dokument z klauzulą apostille można odebrać osobiście lub pocztą.

Ile czasu trwa uzyskanie apostille?

Zazwyczaj procedura nie jest długa. Ministerstwo Spraw Zagranicznych wydaje apostille w ciągu kilku dni roboczych od momentu otrzymania kompletnego wniosku. W przypadku złożenia dokumentów osobiście w okienku, apostille może być wydane nawet „od ręki”. Należy jednak pamiętać, że czas oczekiwania może się wydłużyć w okresach wzmożonej liczby wniosków lub w przypadku konieczności weryfikacji autentyczności dokumentu.

Podsumowanie

Klauzula apostille to niezastąpione narzędzie w międzynarodowym obrocie prawnym, które znacząco ułatwia życie osobom i firmom posługującym się dokumentami za granicą. Znajomość procedur związanych z jej uzyskaniem jest kluczowa, szczególnie w przypadku transakcji takich jak sprzedaż nieruchomości. Dzięki temu proces przebiegnie sprawnie, bez niepotrzebnych opóźnień i dodatkowych kosztów.

Jeśli proces związany z uzyskaniem apostille i dalszą sprzedażą nieruchomości wydaje Ci się zbyt skomplikowany, mamy dla Ciebie rozwiązanie. W naszej firmie kupujemym.pl specjalizujemy się w skupie nieruchomości, a nasz zespół ekspertów ma bogate doświadczenie w obsłudze transakcji, w których jedna ze stron przebywa za granicą.

Znamy procedury, wiemy, jakie dokumenty są potrzebne i potrafimy skutecznie przeprowadzić Cię przez cały proces – od wyceny, po finalizację transakcji. Jeśli masz pełnomocnictwo z klauzulą apostille i chcesz szybko oraz bezpiecznie sprzedać nieruchomość, skontaktuj się z nami! Uprościmy formalności do minimum i zapewnimy sprawną, bezpieczną transakcję, a pieniądze otrzymasz w ekspresowym tempie.

Najczęściej zadawane pytania

1

Czym jest klauzula apostille?

+

Klauzula apostille to urzędowe poświadczenie dokumentu, które potwierdza, że dany dokument jest autentyczny i został wydany przez właściwy organ. Jest to standaryzowany, międzynarodowy certyfikat, który legalizuje dokument i pozwala na jego użycie w krajach będących stronami Konwencji haskiej z 1961 roku.

 

2

Jakie dokumenty wymagają apostille?

+

Apostille jest wymagane dla dokumentów urzędowych (np. akty notarialne, akty stanu cywilnego, dyplomy, wyroki sądowe, pełnomocnictwa), które mają być użyte za granicą w kraju będącym sygnatariuszem Konwencji haskiej. Celem jest uproszczenie legalizacji dokumentów między państwami.

 

3

Gdzie można uzyskać klauzulę apostille w Polsce?

+

W Polsce klauzulę apostille wydaje Ministerstwo Spraw Zagranicznych w Warszawie. Wnioski o apostille można składać osobiście w siedzibie ministerstwa, listownie lub za pośrednictwem kuriera. Należy dołączyć oryginał dokumentu i uiścić opłatę.

4

Ile kosztuje i ile czasu trwa uzyskanie apostille?

+

Opłata za uzyskanie klauzuli apostille w Polsce wynosi 60 zł od każdego dokumentu. Procedura trwa zazwyczaj od 1 do 3 dni roboczych, licząc od dnia złożenia wniosku. W przypadku wniosków listownych, czas ten wydłuża się o czas dostarczenia dokumentów i ich odesłania.

Najczęściej zadawane pytania

01

Czym jest klauzula apostille?

+

Klauzula apostille to urzędowe poświadczenie dokumentu, które potwierdza, że dany dokument jest autentyczny i został wydany przez właściwy organ. Jest to standaryzowany, międzynarodowy certyfikat, który legalizuje dokument i pozwala na jego użycie w krajach będących stronami Konwencji haskiej z 1961 roku.

 

02

Jakie dokumenty wymagają apostille?

+

Apostille jest wymagane dla dokumentów urzędowych (np. akty notarialne, akty stanu cywilnego, dyplomy, wyroki sądowe, pełnomocnictwa), które mają być użyte za granicą w kraju będącym sygnatariuszem Konwencji haskiej. Celem jest uproszczenie legalizacji dokumentów między państwami.

 

03

Gdzie można uzyskać klauzulę apostille w Polsce?

+

W Polsce klauzulę apostille wydaje Ministerstwo Spraw Zagranicznych w Warszawie. Wnioski o apostille można składać osobiście w siedzibie ministerstwa, listownie lub za pośrednictwem kuriera. Należy dołączyć oryginał dokumentu i uiścić opłatę.

04

Ile kosztuje i ile czasu trwa uzyskanie apostille?

+

Opłata za uzyskanie klauzuli apostille w Polsce wynosi 60 zł od każdego dokumentu. Procedura trwa zazwyczaj od 1 do 3 dni roboczych, licząc od dnia złożenia wniosku. W przypadku wniosków listownych, czas ten wydłuża się o czas dostarczenia dokumentów i ich odesłania.

Pokaż więcej